Έναν χρήσιμο οδηγό με 11 ερωτήσεις και απαντήσεις για τον τρόπο που λειτουργεί η ψηφιακή κάρτα εργασίας για τις ασφαλιστικές επιχειρήσεις (ΚΑΔ 651) έδωσε η Ένωση Ασφαλιστικών Εταιρειών.
Αναλυτικά:
1. Για την υποβολή της αιτιολογημένης εκπρόθεσμης δήλωσης γεγονότος έναρξης /λήξης Κάρτας Εργασίας υφίσταται κάποια προθεσμία; Εάν ναι, ποια είναι αυτή;
Γενικά, δεν επιτρέπεται, η εκπρόθεσμη δήλωση γεγονότος έναρξης / λήξης Κάρτας Εργασίας.
Η αιτιολόγηση εκπρόθεσμης δήλωσης επιτρέπεται ΜΟΝΟ σε περιπτώσεις γεγονότος ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη και εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και αφορά στους παρακάτω λόγους:
- Πρόβλημα στα Συστήματα του Εργοδότη ή
- Πρόβλημα στην Ηλεκτροδότηση/Τηλεπικοινωνίες ή
- Πρόβλημα Σύνδεσης με το ΠΣ Εργάνη
Στην περίπτωση αυτή, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 2 της λόγω ΥΑ 49758/31.05.22, ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας.
Την ίδια υποχρέωση έχει ο εργοδότης και αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του.
Εν ολίγοις, σε περίπτωση τέτοιου γεγονότος ο εργοδότης πρέπει να προβεί στις εξής ενέργειες:
α) Να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας για το πρόβλημα.
β) να ειδοποιήσει αμελλητί, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη, η οποία εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
γ) Να μπει στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και να κάνει εκπρόθεσμη δήλωση αποστέλλοντας παράλληλα τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των
εργαζομένων, για το διάστημα που δεν είχε τη δυνατότητα να το κάνει, εφόσον αυτό είναι εφικτό.
2. Στις περιπτώσεις εργαζομένων που δεν ξεκινούν πάντοτε (αλλά κάποιες φορές) την ημερήσια απασχόλησή τους από τις εγκαταστάσεις του εργοδότη τους ή/και δεν ολοκληρώνουν πάντοτε (αλλά κάποιες φορές την εργασία τους αποχωρώντας από τις προαναφερθείσες εγκαταστάσεις, η αποτύπωση μη σταθερών δηλώσεων υποβολής (δηλ. η εμφάνιση ανομοιόμορφης καρτοσήμανσης) δεν είναι πιθανόν να προκαλέσει τον έλεγχο του ΣΕΠΕ και, ενδεχομένως, και την επιβολή κύρωσης;
O μηχανισμός της ψηφιακής κάρτας εργασίας, εφαρμόζεται μόνο για εργαζόμενους με φυσική παρουσία. Άρα για κάποιον που ξεκινά ή /και ολοκληρώνει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου και εργάζεται ισχύει κανονικά η κάρτα εργασίας.
Επίσης σε περίπτωση κατά την οποία δεν υφίσταται χτύπημα κάρτας κατά την έναρξη, ή/και κατά τη λήξη της απασχόλησης των εργαζομένων λόγω της φύσης της αντικειμένου εργασίας τους (πχ περιοδεύοντες πωλητές), τεκμαίρεται ως ωράριο εργασίας για τη συγκεκριμένη ημέρα, το δηλωθέν στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ημερήσιο ωράριο εργασίας.
Εύλογο είναι, ότι σε περίπτωση διενέργειας ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας, εφόσον βρεθεί εργαζόμενος απασχολούμενος εκτός του δηλωθέντος ωραρίου εργασίας, χωρίς να έχει προηγηθεί καταχώρηση της εν λόγω απασχόλησης, στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, επιβάλλονται οι σχετικές κυρώσεις όπως αυτές προβλέπονται στην οικεία νομοθεσία. Σε κάθε περίπτωση ο Επιθεωρητής λαμβάνει υπόψη την ειδικότητα και τους όρους σύμβασης του εργαζομένου.
Σε περίπτωση προσέλευσης μετά τη δηλωμένη έναρξη του ωραρίου, ή αποχώρησης πριν τη δηλωμένη λήξη του ωραρίου, κρίνεται απαραίτητη η σήμανση της κάρτας (εφόσον η προσέλευση καθώς και η αποχώρηση είναι εντός του προκαθορισμένου ωραρίου). Η ανωτέρω σήμανση κρίνεται απαραίτητη , μεταξύ άλλων και για λόγους ασφάλειας δικαίου του εργαζόμενου (π.χ. εργατικό ατύχημα).
Ενδεικτικά παραδείγματα:
- Σε περίπτωση που ένας υπάλληλος έχει εξωτερικό ραντεβού με πελάτη (ωράριο εργασίας 08:00 έως 16:00) και έλθει στο γραφείο στις 11:00. [Σημείωση ότι από 08:00 έως 11:00 έχει εργαστεί εκτός του παραρτήματος του εργοδότη]. Ισχύει και για αυτόν κανονικά η κάρτα εργασίας και για την συγκεκριμένη ημέρα θα έχει χτύπημα (είσοδο) στις 11:00 που θα ξεκινήσει εργασία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, μετά από το εξωτερικό ραντεβού με πελάτη, και θα ολοκληρώσει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης έχοντας χτύπημα της κάρτας με έξοδο (λήξη) ώρα 16:00.
Εύλογο είναι, ότι σε περίπτωση διενέργειας ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας, εφόσον βρεθεί εργαζόμενος απασχολούμενος στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου εφαρμόζεται το σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας με καρτοσήμανση, χωρίς να έχει προηγηθεί καταχώρηση της στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, επιβάλλονται οι σχετικές κυρώσεις (ποινικές και διοικητικές κυρώσεις) όπως αυτές προβλέπονται στην οικεία νομοθεσία.
3. Όταν γίνεται λόγος για τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης «όπου και εργάζεται» ο εργαζόμενος, νοούνται οι εγκαταστάσεις του εργοδότη του ή και οι εγκαταστάσεις όπου παρέχει την εργασία του, ακόμα και αν οι τελευταίες δεν ανήκουν στον εργοδότη του; Έτσι, για παράδειγμα στις περιπτώσεις εργαζομένων, οι οποίοι σταθερά και για μεγάλο χρονικό διάστημα, ξεκινούν και ολοκληρώνουν την απασχόλησή τους σε εγκαταστάσεις κάποιου τρίτου και όχι του εργοδότη τους (π.χ. απασχολούμενοι εντός υποκαταστημάτων τραπεζών κλπ), απαιτείται ή όχι
καρτοσήμανση;
Ο μηχανισμός της ψηφιακής κάρτας εργασίας, εφαρμόζεται μόνο για εργαζόμενους με φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης. Άρα για κάποιον που ξεκινά ή /και ολοκληρώνει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου και εργάζεται ισχύει κανονικά η κάρτα εργασίας.
Επίσης σε περίπτωση κατά την οποία δεν υφίσταται χτύπημα κάρτας και κατά την έναρξη, και κατά τη λήξη της απασχόλησης των εργαζομένων λόγω της φύσης της αντικειμένου εργασίας τους (πχ εργαζόμενοι στις πωλήσεις – προωθήσεις ασφαλιστικών προϊόντων), τεκμαίρεται ως ωράριο εργασίας για τη συγκεκριμένη ημέρα, το δηλωθέν στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ημερήσιο ωράριο εργασίας.
Επισημαίνεται σε κάθε περίπτωση ότι : η παράλειψη υποβολής στοιχείων της ψηφιακής κάρτας εργαζομένων σε σχέση με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης τους συσχετιζόμενη με τον αριθμό των αναμενόμενων δηλώσεων υποβολής, αποτελεί κριτήριο που λαμβάνεται υπόψη από την ανάλυση εκτίμησης κινδύνου του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ, προκειμένου η σχετική επιχείρηση να ελεγχθεί από την αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ. (Y.A 49758/31.05.22, B’ 2668)
4. Εάν στο ανωτέρω ερώτημα η απάντηση είναι θετική, πως θα μπορεί ο εργοδότης να έχει έλεγχο (και συνεπώς και την ευθύνη) τήρησης ή/ και ορθής τήρησης από τον εργαζόμενο της υποχρέωσης καρτοσήμανσης;
Βλέπε απάντηση στην ερώτηση 3.
5. Εάν η απασχόληση ξεκινήσει εκτός εγκαταστάσεων του εργοδότη και, εντός του ωραρίου εργασίας, ο εργαζόμενος προσέλθει στις εγκαταστάσεις, απαιτείται η σήμανση της προσέλευσης, μολονότι η προσέλευση αυτή δεν ταυτίζεται με την έναρξη της απασχόλησης;
Βλέπε απάντηση στην ερώτηση 2.
6. Εάν η απασχόληση ολοκληρωθεί εκτός των εγκαταστάσεων του εργοδότη και, πριν τη λήξη του ωραρίου, ο εργαζόμενος αποχωρήσει από την εγκατάσταση του εργοδότη, απαιτείται η σήμανση της αποχώρησης, μολονότι η αποχώρηση αυτή δεν ταυτίζεται με την λήξη της απασχόλησης.
Βλέπε απάντηση στην ερώτηση 2.
7. Η σήμανση της κάρτας μονίμως μετά τη δηλωθείσα ώρα έναρξης του ωραρίου (και εκτός του χρόνου ευέλικτης προσέλευσης), εάν η σήμανση της αποχώρησης ταυτίζεται με τη δηλωθείσα ώρα λήξης του ωραρίου, δημιουργεί κάποιο κίνδυνο;
Η τήρηση του δηλωθέντος ωραρίου (λαμβάνοντας υπόψη και την ευέλικτη προσέλευση) αποτελεί ευθύνη του εργοδότη. ‘Όταν η διαδικασία της σήμανσης της κάρτας κατά τον τρόπο που περιγράφεται στο ερώτημα και έχει μόνιμο χαρακτήρα, αλλοιώνεται η καταχώρηση της ευέλικτης προσέλευσης και του δηλωμένου ωραρίου εν γένει. Σε κάθε περίπτωση εφόσον βρεθεί εργαζόμενος απασχολούμενος στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου ισχύει κανονικά η κάρτα εργασίας, χωρίς να έχει πραγματοποιηθεί σήμανση της, στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, επιβάλλονται οι σχετικές κυρώσεις (ποινικές και διοικητικές κυρώσεις) όπως αυτές προβλέπονται στην οικεία νομοθεσία.
Εύλογο είναι, ότι σε περίπτωση διενέργειας ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας, εφόσον βρεθεί εργαζόμενος απασχολούμενος στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου εφαρμόζεται το σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας με καρτοσήμανση, χωρίς να έχει προηγηθεί καταχώρηση της στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, επιβάλλονται οι σχετικές κυρώσεις (ποινικές και διοικητικές κυρώσεις) όπως αυτές προβλέπονται στην οικεία νομοθεσία.
8. Η σήμανση της κάρτας μονίμως πριν τη δηλωθείσα ώρα λήξης του ωραρίου, δημιουργεί κάποιο κίνδυνο;
Η τήρηση του δηλωθέντος ωραρίου αποτελεί ευθύνη του εργοδότη. ‘Όταν η διαδικασία της σήμανσης της κάρτας κατά τον τρόπο που περιγράφεται στο ερώτημα(πριν τη δηλωθείσα ώρα λήξης του ωραρίου) έχει μόνιμο χαρακτήρα, αλλοιώνεται το δηλωμένο ωράριο (λήξη). Σε κάθε περίπτωση η πρόωρη αποχώρηση του εργαζομένου με τη συναίνεση του εργοδότη δεν πρέπει να αλλοιώνει το συμφωνηθέν ωράριο απασχόλησης όπως αυτό προβλέπεται στην ατομική σύμβαση εργασίας.
Επιπλέον επισημαίνεται ότι : η παράλειψη υποβολής στοιχείων της ψηφιακής κάρτας εργαζομένων σε σχέση με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης τους συσχετιζόμενη με τον αριθμό των αναμενόμενων δηλώσεων υποβολής, αποτελεί κριτήριο που λαμβάνεται υπόψη από την ανάλυση εκτίμησης κινδύνου του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ, προκειμένου η σχετική επιχείρηση να ελεγχθεί από την αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ. (Y.A 49758/31-05-22, B’ 2668)
9. Η σήμανση της κάρτας μετά τη δηλωθείσα ώρα έναρξης του ωραρίου και εντός του χρόνου ευέλικτης προσέλευσης, δικαιολογεί τη σήμανση της λήξης του ωραρίου αντίστοιχο χρόνο αργότερα από τη δηλωθείσα ώρα λήξης του ωραρίου;
Η Ευέλικτη Προσέλευση επιτρέπεται μόνο όταν έχει γίνει ενεργοποίηση της Κάρτας Εργασίας και απαιτεί ενημέρωση με οποιονδήποτε αποδεικνυόμενο τρόπο από τον εργοδότη προς τον εργαζόμενο και αντίστοιχη αποδοχή από αυτόν. Στην περίπτωση αυτή η δυνατότητα προσέλευσης είναι δυνατή εντός Χ λεπτών (και έως 120′ κατ΄ ανώτατο) εκκινώντας από τη δηλωθείσα έναρξη του προδηλωθέντος ωραρίου στην οργάνωση του χρόνου εργασίας και η σήμανση αυτή συμπαρασύρει και την δηλωθείσα ώρα λήξης του ωραρίου. Επιπλέον θα πρέπει να τηρηθεί αυστηρά το διάστημα ευέλικτης προσέλευσης που έχει δηλωθεί από τον εργοδότη και υποστηρίζεται από την ψηφιακή κάρτα εργασίας . Ευνόητο είναι ότι η ευέλικτη προσέλευση ισχύει μόνο από την ώρα έναρξης του δηλωθέντος ωραρίου και μετά και όχι πριν. Δηλαδή, εάν έχει δηλωθεί ευέλικτη προσέλευση 120 λεπτών με δηλωθέν ωράριο 09:00 με 17:00, τότε ο εργαζόμενος νομιμοποιείται να προσέλθει στην εργασία του και να χτυπήσει κάρτα από τις 09:00 και μετά και όχι πριν.
Για παράδειγμα, αν έχει δηλωθεί ευέλικτη προσέλευση εντός 120 λεπτών για έναν εργαζόμενο και το δηλωθέν ωράριο εργασίας του είναι 09:00-17:00, τότε εάν ο εν λόγω εργαζόμενος προσέλθει στην εργασία του και χτυπήσει κάρτα στις 10:30, νομιμοποιείται να έχει σήμανση λήξης του ωραρίου του στις 18:30. Αν αντιθέτως προσέλθει στην εργασία του στις 08:15 και χτυπήσει κάρτα με δηλωθέν ωράριο 09:00, δεν θεωρείται ότι καλύπτεται από την ευέλικτη προσέλευση και προκειμένου ο εργοδότης να είναι νόμιμος θα πρέπει να έχει προβεί σε σχετική προδήλωση στο πλαίσιο του Μεταβαλλόμενου/ Τροποποιούμενου Ωραρίου.
10. Εργαζόμενος που κατά τη διάρκεια της ημέρας απασχολείται σε περισσότερα παραρτήματα του εργοδότη, ο οποίος χρησιμοποιεί σε όλα τα παραρτήματα το σύστημα καρτοσήμανσης του Υπουργείου, μολονότι θα έχει απογράφει σε ένα από τα παραρτήματα αυτά, η σήμανση της κάρτας θα είναι εφικτή και στα υπόλοιπα παραρτήματα ή μόνον στο παράρτημα όπου έχει απογραφεί ο εργαζόμενος;
Εργαζόμενος που ξεκινά την εργασία στο παράρτημα Χ του εργοδότη και λήγει η εργασία του στο παράρτημα Ψ, είναι υπόχρεος να δηλώσει την έναρξη της εργασίας του με χτύπημα κάρτας στο παράρτημα Χ και την λήξη της εργασίας του με χτύπημα κάρτας στο παράρτημα Ψ.
11. Εάν έχει δηλωθεί ωράριο εργασίας 09:00-17:00 με σύστημα ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑΣ και εντός του ωραρίου, απαιτηθεί η ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑ να αλλάξει σε εργασία με φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης (ή το αντίστροφο),είναι επιτρεπτή η αλλαγή; Μπορεί να γίνει στο σύστημα;
Κατά την ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας και ειδικότερα, για την Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας υποστηρίζονται 4 επιλογές:
- Εργασία (ώρα από / έως) Εργάνη ΙΙ – Νέες Διαδικασίες
- Τηλεργασία (ώρα από / έως)
- Ανάπαυση / Ρεπό
- Μη Εργασία (χρησιμοποιείται στην περίπτωση μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής)
- Είναι υποχρεωτική η αποτύπωση Απασχόλησης Ημέρας για όλες τις ημέρες της εβδομάδας. Δίνεται επίσης η δυνατότητα πολλαπλού χαρακτηρισμού εντός της ίδιας ημέρας και για την περίπτωση
- Τηλεργασίας/Εργασίας, εφόσον το δηλωθέν ωράριο παραμένει ως έχει. Οι επιλογές Ανάπαυση / Ρεπό ή Μη Εργασία δεν μπορούν να συνδυάζονται με δηλώσεις διαστήματος Εργασίας ή
- Τηλεργασίας.
Η εν λόγω δυνατότητα είναι επιτρεπτή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με την σχετική σήμανση της κάρτας εφόσον η εργασία παρέχεται με φυσική παρουσία στην επιχείρηση.