To 95% των ελληνικών επιχειρήσεων αναγνωρίζουν τη σημασία της σωστής διαχείρισης των εταιρικών τους εξόδων, ωστόσο το 55% εξ’αυτών δηλώνουν πως δεν είναι ικανοποιημένες από τους υπάρχοντες τρόπους διαχείρισης, όπως αυτό προκύπτει από πανελλήνια έρευνα της εταιρείας παροχής υπηρεσιών για εταιρείες, εργαζομένους και εμπόρους, Edenred για τη «Διαχείριση Εταιρικών Εξόδων».
Η έρευνα πραγματοποιήθηκε τον Σεπτέμβριο του 2017 μέσω online ερωτηματολογίου σε υπάρχοντες πελάτες της Edenred αλλά και σε τρίτες επιχειρήσεις, σχετικά με τη διαχείριση των εταιρικών εξόδων σε κάθε οργανισμό. Η πλειοψηφία των απαντήσεων προήλθε από στελέχη ανθρωπίνου δυναμικού, γενικούς διευθυντές και ιδιοκτήτες, σε ποσοστό που ξεπέρασε το 56%.
Όπως προκύπτει, η διαχείριση εταιρικών εξόδων (Expense Management) αποτελεί σημαντική προτεραιότητα των ελληνικών επιχειρήσεων με το 95% να δηλώνει ότι είναι «μεγάλης» ή «πολύ μεγάλης» σημασίας για τον οργανισμό τους.
Ωστόσο, περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις (55%) δηλώνουν πως δεν είναι ικανοποιημένες από τον υπάρχοντα τρόπο διαχείρισης των εταιρικών τους εξόδων.
Μεταξύ των σημαντικότερων εξόδων που απασχολούν περισσότερο τις ελληνικές επιχειρήσεις σήμερα είναι η διαχείριση γευμάτων εκτός έδρας (65%), τα καύσιμα και τα εταιρικά γεύματα (55%) και η διαμονή σε ξενοδοχεία (52%).
Οι πιο δημοφιλείς πρακτικές που εφαρμόζουν οι επιχειρήσεις σήμερα είναι οι εξής:
– Πάγια προκαταβολή από το λογιστήριο (μετρητά ή κατάθεση σε λογαριασμό του υπαλλήλου), σε ποσοστό 57,6%
– Απολογιστικά, με τους υπαλλήλους να καλύπτουν αρχικά τα έξοδα και εν συνεχεία να συντάσσουν εξοδολόγιο προκειμένου να αποζημιωθούν, σε ποσοστό 49,3%
Πιο σύγχρονοι τρόποι διαχείρισης, όπως πιστωτικές κάρτες και κάρτες καυσίμων υπάρχουν, όμως ακολουθούνται από πολύ μικρότερο ποσοστό, συνήθως συνδυαστικά με τους δύο προαναφερθέντες τρόπους (πάγιες προκαταβολές ή/και απολογιστικά).
Προβλήματα
Τα κυριότερα προβλήματα και προκλήσεις στη διαχείριση εταιρικών εξόδων που έχουν να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας της Edenred είναι:
– Ελλειψη ελέγχου κατά τη χρήση πιστωτικών καρτών ή μετρητών που μπορεί να θέσει τόσο τον εργαζόμενο όσο και την επιχείρηση σε κίνδυνο λόγω υψηλών πιστωτικών ορίων
– Χρονοβόρες διαδικασίες, που αφενός μειώνουν την παραγωγικότητα, αφετέρου δημιουργούν δυσάρεστο κλίμα όταν απαιτείται η επιστροφή χρημάτων εξαιτίας λανθασμένων κινήσεων
– Δυσκολία στην εκταμίευση μετρητών λόγω των υφιστάμενων capital controls
– Υψηλή γραφειοκρατία (συλλογή και κατάθεση αποδείξεων) που μπορεί να οδηγήσει σε απώλειες αποζημίωσης αλλά και λάθη.
Σε ερώτηση της έρευνας για τα χαρακτηριστικά που θα αναζητούσαν οι ερωτηθέντες από μία πιο σύγχρονη λύση για τη διαχείριση των εταιρικών τους εξόδων, στην κορυφή της κατάταξης βρέθηκε η μείωση του χρόνου διαχείρισης με ποσοστό 55,9% και το καλύτερο reporting και ο αντίστοιχος έλεγχος με 50,3%.
Επίσης, περισσότερες από 1 στις 3 επιχειρήσεις θεωρούν ως «εξαιρετικά σημαντικό» το θέμα της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία και την κατάργηση αποθήκευσης εξοδολογίων, ενώ εξαιρετικά υψηλός ήταν και ο βαθμός προτεραιότητας γύρω από το ζήτημα της μείωσης κόστους και τη συμμόρφωση των εξόδων με την πολιτική της εταιρείας, αφού σχεδόν 9 στις 10 ερωτηθέντες εταιρείες το χαρακτήρισαν ως «σημαντικό ή εξαιρετικά σημαντικό» ζήτημα.
Συνολικά, οι ελληνικές επιχειρήσεις αναζητούν τα εξής χαρακτηριστικά από μία σύγχρονη λύση διαχείρισης:
-Ευκολία χρήσης
-Eυελιξία
-Χαμηλό κόστος χρήσης
-Διαφάνεια στο reporting.