Ανοικτό διαγωνισμό προκηρύσσει η ΑΑΔΕ με σκοπό την ανάπτυξη αυτοματοποιημένου μηχανισμού για τη διαχείριση των οφειλών.
Επιπλέον, σύμφωνα με τον Ν. 4336/2015 προβλέπεται η υποχρέωση περαιτέρω αυτοματοποίησης των διαδικασιών είσπραξης οφειλών, μεταξύ άλλων με την καθιέρωση πλήρως αυτοματοποιημένων διαδικασιών για την αντιμετώπιση του προβλήματος διαχείρισης του διαρκώς αυξανομένου αριθμού οφειλετών.
Εκτός της οικονομικής δυσχέρειας και της συνακόλουθης αδυναμίας κάποιων φορολογουμένων να ανταποκριθούν στις υποχρεώσεις του, σημαντικές αιτίες αύξησης των ληξιπροθέσμων οφειλών οι οποίες σχετίζονται με την επιχειρησιακή επάρκεια της φορολογικής διοίκησης είναι:
– Μη αυτοματοποιημένες διαδικασίες ως προς τη διαχείριση των οφειλών γενικά (εκούσια είσπραξη ή είσπραξη με τις διαδικασίες της διοικητικής εκτέλεσης)
– Έλλειψη κεντρικοποιημένης και συνολικής πληροφόρησης και διάχυσης της πληροφορίας σε επίπεδο οφειλής/οφειλέτη
– Έλλειψη στοχευμένης, έγκαιρης & ακριβούς πληροφορίας
– Μη επαρκής αξιοποίηση νέων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας.
Κρίνονται επομένως σκόπιμες, μέσω της υλοποίησης του παρόντος έργου, οι ακόλουθες δράσεις:
– Άμεση παροχή κεντρικοποιημένης πληροφορίας σε επίπεδο οφειλής (Προφίλ Οφειλέτη), συνδυάζοντας τις πληροφορίες από ηλεκτρονικές εφαρμογές και υποσυστήματα της Α.Α.Δ.Ε., όπως εισόδημα, περιουσιολόγιο, καταστάσεις πελατών/προμηθευτών, Σύστημα Μητρώου Τραπεζικών Λογαριασμών και Λογαριασμών Πληρωμών, Πληροφοριακό Σύστημα Αυτοματοποιημένης Επεξεργασίας, Σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών με κράτη μέλη της Ε.Ε. πληροφορίες από τρίτους (όπως ΕΚΧΑ Α.Ε., ΓΕ.ΜΗ., Σ.Α.Τ. κτλ) .
– Αυτοματοποίηση διαδικασιών πίστωσης, συμψηφισμού & συστήματος ρυθμίσεων.
– Ενσωμάτωση και αξιοποίηση όλων των παρεχόμενων εκ του νόμου δυνατοτήτων για τη συλλογή πληροφοριών από τρίτους (ασφάλειες, τράπεζες, συμβολαιογράφους, μητρώο Α.Ε. & Ε.Π.Ε.) & ΠΟΛ 1077/2012 & ΠΟΛ 1033/2014.
– Άμεση έναρξη αυτοματοποίησης διαδικασιών με στόχο ένα πλήρες και ενιαίο μοντέλο διαχείρισης οφειλών.
– Εισαγωγή νέων μεθόδων και τεχνολογιών στο πλαίσιο της αναγκαστικής είσπραξης.
Ο σκοπός του έργου είναι η ελληνική φορολογική και τελωνειακή διοίκηση να αναπτύξει έναν αυτοματοποιημένο μηχανισμό για τη διαχείριση των οφειλών, ώστε να είναι σε θέση να εξασφαλίσει τη βέλτιστη συλλογή αυτών.
Φυσικό Αντικείμενο του έργου
Αντικείμενο του έργου είναι:
– η μοντελοποίηση των διαδικασιών που περιλαμβάνονται στον επιχειρησιακό μηχανισμό είσπραξης
– η σχεδίαση, ανάπτυξη και λειτουργία σχετικού ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος υποθέσεων (case management system) για την παρακολούθηση και διαχείριση των διαδικασιών είσπραξης οφειλών με στόχο την αυτοματοποίηση τους καθώς και η εκπαίδευση επιλεγμένων στελεχών της Αναθέτουσας Αρχής στο νέο σύστημα
– η εκπαίδευση επιλεγμένων χρηστών της Α.Α.Δ.Ε. στο ως άνω σύστημα
2.2.1 Μοντελοποίηση Διαδικασιών παρακολούθησης και διαχείρισης συλλογής οφειλών
Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να μοντελοποιήσει όλες τις διαδικασίες που περιλαμβάνονται στον κύκλο ζωής οφειλών όπως περιγράφτηκε στην ενότητα 1.3 έτσι ώστε να αυτοματοποιηθούν κατά το βέλτιστο δυνατό τρόπο οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν από την Φορολογική Διοίκηση για τη διαχείριση και είσπραξη των οφειλών.
Για τη μοντελοποίηση των διαδικασιών ο Ανάδοχος οφείλει να χρησιμοποιήσει διεθνώς αναγνωρισμένη μεθοδολογία και αντίστοιχο εργαλείο καταγραφής επιχειρησιακών διαδικασιών σύμφωνα με όσα αναφέρονται και στην ενότητα 3.1.2 του παρόντος Παραρτήματος.
Σημειώνεται ότι οι διαδικασίες δύναται να απλοποιηθούν, δεδομένου του προς ανάπτυξη Πληροφοριακού Συστήματος, η όποια αλλαγή όμως θα πρέπει να συνυπολογίζει το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την είσπραξη οφειλών.
Ο Ανάδοχος θα σχεδιάσει, αναπτύξει, εγκαταστήσει και θέσει σε λειτουργία Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης και Διαχείρισης των Οφειλών μέσω του οποίου θα αυτοματοποιείται, κατά το μέγιστο δυνατό, ο μηχανισμός για τη διαχείριση των οφειλών όπως προβλέπεται από το θεσμικό πλαίσιο και εξειδικεύεται στις διαδικασίες που θα μοντελοποιηθούν (βλ. 1.3 και 2.2.1).
Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει την παρακολούθηση και διαχείριση όλου του κύκλου ζωής των υποθέσεων οφειλών που διαχειρίζεται (end to end) τόσο προς την φορολογική και τελωνειακή διοίκηση, όσο και προς κάθε άλλο δημόσιο φορέα υπέρ του οποίου τις οφειλές διαχειρίζεται η Α.Α.Δ.Ε., σύμφωνα και με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο. Στο πλαίσιο αυτό το εν λόγω σύστημα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα πεδία δεδομένων και διαδικασίες που αφορούν τον κύκλο ζωής των οφειλών ενώ θα πρέπει να υποστηρίζει, αυτοματοποιημένα και μαζικά όπου απαιτείται, αποφάσεις και ενέργειες που προκύπτουν από την επεξεργασία και σύνθεση των δεδομένων σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται από το θεσμικό πλαίσιο.
Το νέο σύστημα θα δημιουργεί δικά του δεδομένα και μεταδεδομένα. Εάν τα δεδομένα αφορούν εμπλουτισμό πληροφορίας αρμοδιότητας συγκεκριμένου συστήματος/υποσυστήματος της Α.Α.Δ.Ε. (Δικαστικό TAXIS, έσοδα TAXIS, ELENXIS, Τaxisnet κλπ) θα πρέπει να τροποποιηθούν οι σχετικοί πίνακες ή να δημιουργηθούν νέοι. Οι αλλαγές αυτές θα γίνουν με ίδια μέσα από την Αναθέτουσα Αρχή. Τα λοιπά δεδομένα και μεταδεδομένα του νέου συστήματος θα αποθηκεύονται σε μια νέα δομή πινάκων του νέου συστήματος εντός κάποιας εκ των υφισταμένων βάσεων δεδομένων.
Το πληροφοριακό σύστημα θα είναι άμεσα προσβάσιμο τόσο από τους εσωτερικούς χρήστες της Α.Α.Δ.Ε. όσο και από τους φορολογούμενους και συναλλασσόμενους με αυτή. Παράλληλα θα διαλειτουργεί τόσο με τα άλλα συστήματα της Α.Α.Δ.Ε. (βλ. 1.2.1) όσο και με εξωτερικά συστήματα τρίτων φορέων (βλ. 2.2.2).
Με βάση τα παραπάνω το εν λόγω σύστημα πρέπει να αποτελέσει ένα σύστημα στο οποίο:
1. Επίκεντρο σε επίπεδο πληροφορίας θα είναι οι οφειλές και οι οφειλέτες και η παρακολούθηση – διαχείριση αυτών με βάση τις προβλεπόμενες επιχειρησιακές ροές.
2. Όλο το επιχειρησιακό δυναμικό της Α.Α.Δ.Ε. που εμπλέκεται στον επιχειρησιακό μηχανισμό είσπραξης θα μπορεί να έχει πλήρη και ενιαία εικόνα των οφειλών και οφειλετών και των ενεργειών που έχουν γίνει από τη γένεσή της μέχρι και την εξόφληση ή διαγραφή της.
3. Όλο το επιχειρησιακό δυναμικό της Α.Α.Δ.Ε. που εμπλέκεται στον επιχειρησιακό μηχανισμό είσπραξης θα μπορεί να προβεί μέσω του συστήματος στην έκδοση πράξεων, την άσκηση καθηκόντων και την εκτέλεση διαφόρων ενεργειών που προβλέπονται από το θεσμικό πλαίσιο που διέπει τον επιχειρησιακό μηχανισμό είσπραξης, συμπεριλαμβανομένης και της χρέωσης υποθέσεων (μέσω διαδικασιών προτεραιοποίησης βάσει κριτηρίων ανάλυσης κινδύνου ή με ενέργεια Προϊσταμένου ή με άλλο τρόπο και σύμφωνα με τους ρόλους χρηστών που θα τους ανατεθούν) και της παρακολούθησης αυτής. Επιπλέον, η προτεραιοποίηση απαιτείται να διενεργείται, με βάσει τα διαθέσιμα στη Φορολογική Διοίκηση δεδομένα, και κεντρικά με τη χρήση διεθνώς αποδεκτών μεθόδων υποδειγματοποίησης (π.χ. regression, decision trees, neural networks κτλ).
4. Οι φορολογούμενοι, τόσο σε επίπεδο φυσικών όσο και σε επίπεδο νομικών προσώπων, θα έχουν πλήρη εικόνα των οφειλών τους, του ιστορικού των οφειλών και των σχετικών πληρωμών και λοιπών ενεργειών τους, επιλεγμένων πληροφοριών για τις ενέργειες που κάνει ή προβλέπεται να κάνει η Φορολογική και Τελωνειακή Διοίκηση για τις ενεργές οφειλές καθώς και θέματα συμψηφισμών και ρυθμίσεων των οφειλών τους.
5. Όλες οι ενέργειες και διαδικασίες που προβλέπονται από το θεσμικό πλαίσιο που διέπει τον επιχειρησιακό μηχανισμό είσπραξης, θα μπορούν να γίνονται μαζικά και αυτοματοποιημένα, στα σημεία που αυτό είναι εφικτό και τα οποία θα συμφωνηθούν με την Αναθέτουσα Αρχή κατά την φάση Β. Οι διαδικασίες που θα έχουν τη δυνατότητα να γίνονται μαζικά ή/και αυτοματοποιημένα θα υποβάλλονται υπό τη μορφή πρότασης του συστήματος ενώ η αποδοχή της εν λόγω λειτουργικότητας θα επιβεβαιώνεται από την εκάστοτε μονάδα/στέλεχος στον οποίο είναι χρεωμένος/η ο/η εν λόγω οφειλέτης/οφειλή στο πλαίσιο του συστήματος.
6. Θα είναι δυνατή η παρακολούθηση της πορείας των οφειλών, εισπράξεων και λοιπών στοιχείων και πληροφοριών του συστήματος ανά οποιαδήποτε παράμετρο ή συνδυασμό παραμέτρων του συστήματος (επιχειρησιακή, γεωγραφική, χρονική κλπ)
Με βάση τον επιχειρησιακό μηχανισμό είσπραξης σε συνδυασμό με τις ως άνω απαιτήσεις το προς ανάπτυξη σύστημα θα πρέπει να περιλαμβάνει και να υποστηρίζει, μαζικά, κεντρικά και αυτοματοποιημένα όπου είναι εφικτό, δεδομένα, διαδικασίες και ενέργειες κυρίως στις κάτωθι λειτουργικές περιοχές:
1. Διαχείριση οφειλής (ληξιπρόθεσμης ή μη) και οφειλέτη καθώς και διαμόρφωση του χαρτοφυλακίου οφειλών. Επίσης, διαχείριση χαρτοφυλακίου οφειλών (case management), σε κάθε επίπεδο (δηλαδή ελεγκτή ή ομάδας ελεγκτών, οργανικής μονάδας επιπέδου Τμήματος, Δ/νσης, Περιφέρειας, Κεντρικά) με πλήρη παρακολούθηση της πορείας των υποθέσεων και των εκκρεμοτήτων περιλαμβανομένης της χρέωσης υποθέσεων και της ανάθεσης καθηκόντων για τη λήψη μέτρων είσπραξης (όπως η ανάθεση συγκεκριμένου –π.χ. ηλεκτρονικών κατασχετηρίων- σε έναν ή περισσότερους υπαλλήλους, ανεξαρτήτως εάν το ΑΦΜ έχει χρεωθεί σε άλλο υπάλληλο) ή το χαρακτηρισμό οφειλής ως ανεπίδεκτης είσπραξης, σε υπαλλήλους και την παρακολούθηση των ενεργειών ή των μέτρων που λαμβάνουν καθώς και την απόδοση αυτών, ως ανωτέρω (βλ. προτεραιοποίηση οφειλών).
2. Διαχείριση των συμψηφισμών:
-των ενταλμάτων ΓΔΟΥ/Υ.Δ.Ε. ή/και συμψηφισμών που εκτελούνται κεντρικά με αποδέκτη της πίστωσης τις υπηρεσίες της Φορολογικής Διοίκησης.
-Βελτιστοποίηση της διαδικασίας επιστροφών με αυτοματοποίηση των προτεινόμενων ποσών συμψηφισμών από διάφορες πηγές (Φορολογικά χρέη, Ασφαλιστικά χρέη, Τελωνεία, παρακράτηση μέσω Φορολογικής Ενημερότητας και Βεβαίωσης Οφειλής) και σύνδεση όλων των τρόπων εξόφλησης στον ίδιο τίτλο πληρωμής.
3. Διαχείριση των ρυθμίσεων των οφειλών φορολογουμένων, όπως προβλέπονται από τη σχετική νομοθεσία.
4. Διαχείριση επικοινωνίας με τους φορολογουμένους μέσω μηχανισμού αποστολής, διαχείρισης και παρακολούθησης ειδοποιήσεων μέσω έγχαρτης επιστολής, e-mail, τηλεφώνου ή/και άλλου εναλλακτικού καναλιού επικοινωνίας (τα οποία θα μπορούν να ανακτηθούν οποτεδήποτε). Στον εν λόγω Μηχανισμό περιλαμβάνονται και οι ηλεκτρονικές και μη επιδόσεις και κοινοποιήσεις όπως ορίζει το άρθρο 5 του ν.4174/2013 (και το άρθρο 4 του ν.δ. 356/1974) καθώς και οι απαιτούμενες επιδόσεις στο πλαίσιο της αναγκαστικής είσπραξης εν γένει (συντηρητικών, αναγκαστικών και διασφαλιστικών μέτρων).
5. Διαχείριση και πρόταση της λήψης μέτρων αναγκαστικής είσπραξης εν γένει, μέσω της εφαρμογής κριτηρίων ανάλυσης κινδύνου στα δεδομένα του χαρτοφυλακίου οφειλής, καρτέλας οφειλέτη, συμπεριλαμβανομένης της ειδοποίησης των υπαλλήλων για τα προτεινόμενα μέτρα και της προβολής υπενθυμίσεων και μηνυμάτων
6. Παρακολούθηση της απόδοσης των μέτρων είσπραξης καθώς και διαχείριση και πρόταση της διαδικασίας χαρακτηρισμού των οφειλών ως ανεπίδεκτων είσπραξης, με σκοπό τη διενέργεια ερευνών ηλεκτρονικά (προεπεξεργασία) και τη επιτάχυνσή της με τη χρήση κριτηρίων ανάλυσης κινδύνου και κοινοποίηση, των συνδεόμενων με τη διαδικασία, πράξεων ηλεκτρονικά.
7. Υποστήριξης της διαδικασίας ενημέρωσης των υπηρεσιών της Φορολογικής Διοίκησης (και των Φορολογικών Περιφερειών) για τις επιδόσεις τους σύμφωνα με προκαθορισμένους δείκτες απόδοσης (ΚPIs) οι οποίοι μπορεί να περιλαμβάνουν και στοιχεία βεβαίωσης ή άλλα. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να παρέχεται η δυνατότητα παρακολούθησης, άντλησης και εξαγωγής των σχετικών στοιχείων από το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα MIS της Α.Α.Δ.Ε. για την άντληση στατιστικών και λοιπών στοιχείων για θέματα σχετικά με τα μέτρα που έχουν επιβληθεί, τη βεβαίωση οφειλών, τους συμψηφισμούς κτλ, με τη συνδυαστική χρήση κριτηρίων.
Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει τις παρακάτω οριζόντιες δυνατότητες:
1. Σύνδεσης, πρόσβασης και ανάκτησης ψηφιοποιημένων εγγράφων σε οφειλές και οφειλέτες.
2. Ενσωμάτωσης ψηφιακής υπογραφής σε μέρος ή όλα τα έγγραφα που αποστέλλονται στους φορολογούμενους.
3. Υποστήριξης της αποστολής και λήψης πράξεων, αποφάσεων και εγγράφων με υπηρεσίες της φορολογικής διοίκησης και τρίτους φορείς (π.χ. δικαστήρια), με ή χωρίς τη χρήση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής, και καταχώριση των σχετικών δεδομένων (π.χ. καταχώριση αναστολών είσπραξης και εκτέλεσης) στα πληροφοριακά συστήματα.
4. Αποστολής στοιχείων στο Ελεγκτικό Συνέδριο με αυτοματοποιημένο τρόπο μέσω διαλειτουργικότητας (Δ.Ο.Υ.-TAXIS- Τελωνεία- Ελεγκτικό Συνέδριο κτλ).
5. Μεταβολής από τους διαχειριστές του συστήματος των φορμών/εντύπων/πράξεων που δημιουργούνται αυτόματα ή μη από το σύστημα ανάλογα με τις (μεταβαλλόμενες) απαιτήσεις από το νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο.
6. Διαχείρισης όλων των διαδικασιών αφερεγγυότητας με τη δημιουργία/βελτίωση του περιβάλλοντος για την παραλαβή και καταχώριση του περιεχομένου αιτήσεων, πράξεων, αποφάσεων ή λοιπών στοιχείων και πληροφοριών που σχετίζονται με αυτές, την παρακολούθηση και επεξεργασία των εννόμων συνεπειών τους.
Εφαρμογές του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος του έργου
Με βάση τα παραπάνω το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα παρακολούθησης και διαχείρισης οφειλών θα πρέπει να περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον τις ακόλουθες εφαρμογές – υποσυστήματα:
1. Εφαρμογή διαχείρισης και παρακολούθησης οφειλέτη και οφειλών
2. Εφαρμογή διαχείρισης, παρακολούθησης και αυτοματοποίησης συμψηφισμών και ρυθμίσεων
3. Εφαρμογή αποστολής και διαχείρισης ηλεκτρονικών κοινοποιήσεων, ειδοποιήσεων και επιδόσεων
4. Εφαρμογή διαχείρισης, παρακολούθησης και αυτοματοποίησης λήψης μέτρων είσπραξης
5. Εφαρμογή ενημέρωσης των φορολογουμένων για θέματα οφειλών
6. Εφαρμογή εκτυπώσεων και αναφορών
Οι βασικές λειτουργίες – υπηρεσίες που θα παρασχεθούν ηλεκτρονικά και κατά περίπτωση αυτοματοποιημένα και μαζικά ανά εφαρμογή είναι οι εξής:
1. Εφαρμογή διαχείρισης και παρακολούθησης οφειλέτη και οφειλών
H εφαρμογή αφορά στη δημιουργία ολοκληρωμένης και σύγχρονης (με βάση δεδομένα σε πραγματικό χρόνο) εικόνας οφειλέτη/οφειλών και λοιπών συνδεδεμένων στοιχείων ώστε να είναι δυνατή η περαιτέρω αντιμετώπισή του (υλοποίηση συμψηφισμών και ρυθμίσεων, αποστολή ορθών ειδοποιήσεων, λήψη κατάλληλων μέτρων) από το σύστημα με βάση την επιχειρησιακή ροή που προβλέπεται. Στο πλαίσιο της παρακολούθησης οφειλέτη/οφειλών, η εφαρμογή δύναται να παρουσιάζει στοιχεία πιστοληπτικής ικανότητας φορολογουμένου και πιθανής διασύνδεσης με το σύστημα ΤΕΙΡΕΣΙΑΣ ώστε να συνεκτιμηθεί στη διαδικασία διαμόρφωσης τάσης για ανεπίδεκτες προς είσπραξη οφειλές. Η εφαρμογή θα υποστηρίζει τους χρήστες στην πρόσβαση, διαχείριση, επεξεργασία και απεικόνιση οφειλών και οφειλετών και των σχέσεων αυτών ανεξαρτήτως της νομικής βάσης της οφειλής (εγγύησης, συνυποχρέωσης κτλ).
Όλες οι ιδιότητες, τα πεδία ή οι παράμετροι (εγγενείς ή πρόσθετες) μιας υπόθεσης οφειλής θα πρέπει να μπορούν να συμμετέχουν στην κατηγοριοποίηση των οφειλών (κατάτμηση χαρτοφυλακίου) και οφειλετών, στη διαμόρφωση συνόλου κριτηρίων επιλογής και ταξινόμησης, καθώς και στη στατιστική ανάλυση και παραγωγή αναφορών της αντίστοιχης εφαρμογής. Κατ’ ελάχιστο η εφαρμογή θα πρέπει να υποστηρίζει:
– Ορισμό βαρύτητας των ιδιοτήτων που δημιουργούνται σε επίπεδο υπόθεσης οφειλής (αλλά και όσων εγγενών έχει νόημα), έτσι ώστε να συμμετέχουν συνδυαστικά με τα υπόλοιπα κριτήρια κατηγοριοποίησης υποθέσεων, στη λογική ενός παραμετρικά καθοριζόμενου από το χρήστη συστήματος μοριοδότησης (Risk Analysis).
– Δυναμική κατάτμηση Χαρτοφυλακίου και δημιουργία λιστών υποθέσεων βάσει κατηγοριοποίησης σύμφωνα με πολλαπλά κριτήρια (σύνθετα με λογικούς τελεστές και όρια, αλλά και υπολογισμούς βαρών παραμέτρων-σύστημα μοριοδότησης) που θα μπορούν να εφαρμόζονται σε πραγματικό χρόνο, με προγραμματισμό ή με επιλογή του χρήστη.
– Αποθήκευση αυτών των συνόλων κριτηρίων κατάτμησης χαρτοφυλακίων (ή κατηγορίες Οφειλών) για μελλοντική τους εφαρμογή.
– Ανάθεση των λιστών υποθέσεων σε ομάδα/ες χρηστών βάσει κριτηρίων που αφορούν ιδιότητες χρηστών (skill based) με αξιοποίηση υποδομής του Έργου Κ.Ε.Φ.
– Ταυτόχρονη διαχείριση λιστών υποθέσεων αλληλεπικαλυπτόμενων συνόλων από πολλαπλούς χρήστες την ίδια χρονική στιγμή.
– Συνεχή σε πραγματικό χρόνο ενημέρωση των χρηστών για αλλαγές που συμβαίνουν εκείνη τη στιγμή και αφορούν υπόθεση οφειλέτη/οφειλής.
– Διαχείριση όλων των οντοτήτων που αφορούν μια υπόθεση οφειλής [Οφειλέτες, Συνυπόχρεοι, Εγγυητές, Νόμιμοι Εκπρόσωποι (με αποτύπωση της περιόδου εκπροσώπησης), Συσχετιζόμενες Επιχειρήσεις (Όμιλοι, Απορροφήσεις, Συγχωνεύσεις), Δικαστικοί επιμελητές, Αντίδικοι, Κατασχέσεις, Πλειστηριασμοί, Πληρωμές, Διακανονισμοί κ.λπ.].
– Ταξινόμηση των προς διαχείριση υποθέσεων οφειλής βάσει συνόλου ιδιοτήτων (Ονοματεπώνυμο Οφειλέτη, Ποσό Οφειλής, Χρονικό διάστημα καθυστέρησης (Bucket) υπόθεσης, Κατηγορία Bucket, Ημερομηνία τελευταίας ενέργειας κ.λπ.).
– Μηχανισμός σύνδεσης αρχείων με οποιαδήποτε υπόθεση οφειλής και διαχείριση αυτών από το περιβάλλον διαχείρισης της υπόθεσης (π.χ. ιδιωτικά συμφωνητικά, fax, πιστοποιητικά κ.λπ.), ώστε να επιτυγχάνεται η δημιουργία ενός εικονικού ηλεκτρονικού φακέλου υπόθεσης οφειλής, όπου θα βρίσκονται συνημμένα όλα τα σχετικά έγγραφα (σε πρωτογενή μορφή ή ως αποτέλεσμα ηλεκτρονικής σάρωσης).
– Αναζήτηση και εντοπισμός υπόθεσης οφειλής με συνδυασμούς κριτηρίων.
2. Εφαρμογή διαχείρισης, παρακολούθησης και αυτοματοποίησης συμψηφισμών και ρυθμίσεων
H εφαρμογή αφορά στην υλοποίηση και διαχείριση συμψηφισμών, μεταξύ οφειλών – επιστροφών του κάθε οφειλέτη τόσο εντός της φορολογικής και τελωνειακής διοίκησης όσο, και αν αυτό προβλέπεται από σχετική νομοθεσία, με οφειλές άλλων δημοσίων φορέων. Ειδικότερα, σε περίπτωση που ο οφειλέτης είναι ταυτόχρονα και δανειστής της Φορολογικής και Τελωνειακής Αρχής, το σύστημα θα μπορεί αυτόματα να συμψηφίζει ολικά ή μερικά το ποσό . Λαμβάνοντας υπόψη τις παραμέτρους που τίθενται από το θεσμικό πλαίσιο, στόχος είναι η πλήρης αυτοματοποίηση μέσω συστήματος για συγκεκριμένες περιπτώσεις ανά φορολογούμενο ή μαζική διενέργεια συμψηφισμών σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Ειδικότερα, ο συμψηφισμός θα ενεργείται αυτοματοποιημένα είτε για μεμονωμένες περιπτώσεις οφειλών με απαιτήσεις έναντι του Δημοσίου ή άλλων φορέων είτε για ομάδα οφειλών η οποία θα προσδιορίζεται παραμετρικά με κριτήρια επιλογής.
Η εφαρμογή, αναφορικά με τους συμψηφισμούς, θα υποστηρίζει κατ’ ελάχιστο και όπου είναι εφικτό:
– μαζικές διενέργειες συγκεκριμένων συμψηφισμών, οι οποίες θα εκτελούνται σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Ενδεικτικά συμψηφισμοί επιστροφών ΦΕΦΠ με υπολειπόμενες δόσεις ΕΝΦΙΑ ή οι συμψηφισμοί οφειλών και επιστροφών ΦΕΦΠ μεταξύ διαφορετικών φορολογικών ετών.
– Συμψηφισμούς για συγκεκριμένες περιπτώσεις ανά φορολογούμενο βάσει συγκεκριμένης διαδικασίας. Απαιτείται οριστικοποίηση και εξειδίκευση.
– Προβολή αναλυτικών στοιχείων (λογιστικών εγγραφών) για ήδη διενεργηθέντες συμψηφισμούς, είτε πραγματοποιήθηκαν εντός είτε εκτός συστήματος.
– Πλήρης αυτοματοποίηση μέσω συστήματος για συγκεκριμένες περιπτώσεις ανά φορολογούμενο ή μαζική διενέργεια συμψηφισμών σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Ειδικότερα, ο συμψηφισμός θα ενεργείται αυτοματοποιημένα είτε για μεμονωμένες περιπτώσεις οφειλών με απαιτήσεις έναντι του Δημοσίου ή άλλων φορέων είτε για ομάδα οφειλών η οποία θα προσδιορίζεται παραμετρικά με κριτήρια επιλογής.
– Τέλος, η εφαρμογή αφορά στην έκδοση ΑΦΕ με παρακράτηση και Βεβαίωσης Οφειλής από πιστοποιημένους φορείς και την παρακολούθηση των πιστώσεων που προέκυψαν από τις εν λόγω διαδικασίες («οιονεί συμψηφισμοί»)
Επίσης, η εφαρμογή αφορά στην υλοποίηση και διαχείριση των υφιστάμενων διαθέσιμων ρυθμίσεων οφειλών του TAXISnet αλλά και των νέων ρυθμίσεων που θα δημιουργηθούν για τις Τελωνειακές οφειλές και οφειλές σε τρίτους φορείς (π.χ ΚΕΑΟ). Θα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας ρυθμίσεων οφειλής από τον οφειλέτη αλλά και ανάκτησης του διαθέσιμου ιστορικού ρυθμίσεων (ενεργών και μη). Μέσω της εφαρμογής θα παρέχεται η δυνατότητα επιλογής πολλαπλών ΤΡΟ ενεργών ρυθμίσεων και ΤΟ και ενοποίησης τους σε έναν Κωδικό Πληρωμής για εξυπηρέτηση του φορολογούμενου, ώστε να πληρώνει πολλά ΤΡΟ και ΤΟ με μία πληρωμή.
Η εφαρμογή, αναφορικά με τις ρυθμίσεις, θα υποστηρίζει κατ’ ελάχιστο και όπου είναι εφικτό:
– Να ενσωματώσει τις υφιστάμενες διαθέσιμες ρυθμίσεις του TAXISnet και να τις επεκτείνει για τις τελωνειακές οφειλές και οφειλές τρίτων φορέων (π.χ. ΚΕΑΟ).
– Να παρουσιάζει το διαθέσιμο ιστορικό ρυθμίσεων (ενεργών και μη)
– Να δίνει τη δυνατότητα επιλογής πολλαπλών ΤΡΟ ενεργών ρυθμίσεων και ενοποίησής τους σε έναν Κωδικό Πληρωμής για εξυπηρέτηση του φορολογούμενου, ώστε να πληρώνει πολλά ΤΡΟ με μία πληρωμή.
– Δυνατότητα παροχής (υπερ) κωδικού πληρωμής με δυνατότητα επιλογής πίστωσης οφειλών από τον φορολογούμενο σε διαφορετικές ταυτότητες οφειλής ή ρυθμισμένης οφειλής ή άλλες.
3. Εφαρμογή αποστολής και διαχείρισης ηλεκτρονικών κοινοποιήσεων, ειδοποιήσεων και επιδόσεων
Η εφαρμογή αφορά στη δυνατότητα αυτόματης σύνταξης και αποστολής , μαζικών ειδοποιήσεων για τις οφειλές τόσο κατά το στάδιο πριν της προθεσμίας καταβολής τους (ηλεκτρονικές κοινοποιήσεις) όσο και μετά (ειδοποιήσεις και επιδόσεις) προκειμένου αφενός να επιδοθούν στους φορολογούμενους και αφετέρου να ενημερωθούν για τις κυρώσεις που συνεπάγεται η μη εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους .
H εφαρμογή πρέπει να υποστηρίζει τη δημιουργία και αποστολή, μέσω της χρήσης πολλαπλών κριτηρίων επιλογής (σύνθετα και μοριοδότησης), αυτοματοποιημένων επιστολών/ειδοποιήσεων, βάσει πρότυπων κειμένων εμπλουτισμένων με τις ιδιότητες της κάθε υπόθεσης οφειλής.
Για το σκοπό αυτό απαιτείται διαλειτουργικότητα, διασύνδεση και αξιοποίηση της Εφαρμογής Διαχείρισης Εξερχομένων Εκστρατειών, του συστήματος Κ.Ε.Φ. και ιδιαίτερα των εφαρμογών αυτού που έχουν σχέση με ενημερώσεις φορολογουμένων.
Η σύνταξη και αποστολή των αυτοματοποιημένων μαζικών απόστολων επιστολών/ κοινοποιήσεων/ ειδοποιήσεων/ επιδόσεων δύναται να πραγματοποιείται από την εφαρμογή μέσω:
– Εκτύπωσης σχετικών αρχείων από το σύστημα για αποστολή με παραδοσιακό ταχυδρομείο
– Αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) μέσω συνεργαζόμενου mail server της Α.Α.Δ.Ε.
– Αποστολής sms μέσω σχετικής υποδομής της Α.Α.Δ.Ε.
– Καταχώρηση σχετικής ειδοποίησης στο εν λόγω σύστημα καθώς και της εφαρμογής προσωποποιημένης πληροφόρησης του TAXISnet
– Εξαγόμενων αρχείων για διεκπεραίωση από άλλο ενδιάμεσο σύστημα που τυχόν θα έχει αναπτύξει η Α.Α.Δ.Ε..
4. Εφαρμογή διαχείρισης, παρακολούθησης και αυτοματοποίησης λήψης μέτρων είσπραξης
H εφαρμογή αφορά στην, αυτοματοποίηση της διαδικασίας λήψης μέτρων, μετά την εφαρμογή πολλαπλών κριτηρίων ανάλυσης κινδύνου στη βάση του συστήματος όπως αυτά προβλέπονται από τη σχετική νομοθεσία αφού εξαιρεθούν οι υποθέσεις (οφειλές/οφειλέτες) στις οποίες απαγορεύεται η λήψη μέτρων βάσει νόμου ή δικαστικής απόφασης.
Σημειώνεται ότι η προμήθεια εργαλείου εφαρμογής πολλαπλών κριτηρίων ανάλυσης κινδύνου είναι προαιρετική και δεν αποτελεί υποχρέωση του Αναδόχου. Ωστόσο, σε περίπτωση που δεν προμηθεύσει το σχετικό εργαλείο, ο Ανάδοχος οφείλει να ενσωματώσει στη λειτουργικότητα του ζητούμενου συστήματος το υφιστάμενο εργαλείο που διαθέτει η Αναθέτουσα Αρχή.
Σημειώνεται ότι μέσω της εφαρμογής πρέπει να προτείνονται τα βέλτιστα μέτρα ανά οφειλή όπως προβλέπονται από την κείμενη νομοθεσία και, μετά την αποδοχή τους από τον χρήστη στον οποίο είναι χρεωμένη η κάθε οφειλή να ενημερώνεται μέσω διαλειτουργικότητας η σχετική λειτουργικότητα του συστήματος Taxis, ICISNET.
Το νέο σύστημα θα αλληλεπιδρά με το τμήμα της βάσης δεδομένων του TAXIS για το δικαστικό για την ανάκτηση δεδομένων, καθώς και την τροποποίησή τους ή την εισαγωγή νέων.
Μέσω της εφαρμογής αυτής και σε ενιαίο περιβάλλον εργασίας με πλήρη πρόσβαση στα στοιχεία και τις πληροφορίες της εφαρμογής διαχείρισης οφειλής/οφειλέτη (case management), θα είναι δυνατή η διαχείριση οφειλής (ληξιπρόθεσμης ή μη) και οφειλέτη καθώς και η διαμόρφωση του χαρτοφυλακίου οφειλών. Επίσης, απαιτείται να ενεργείται η διαχείριση του χαρτοφυλακίου οφειλών σε κάθε επίπεδο (δηλαδή από ελεγκτή είσπραξης ή ομάδας ελεγκτών είσπραξης, οργανικής μονάδας επιπέδου Τμήματος, Δ/νσης, Περιφέρειας, Κεντρικά) με πλήρη παρακολούθηση της πορείας των υποθέσεων και των εκκρεμοτήτων περιλαμβανομένης της χρέωσης υποθέσεων και της ανάθεσης καθηκόντων για τη λήψη μέτρων είσπραξης ή το χαρακτηρισμό οφειλής ως ανεπίδεκτης είσπραξης, σε υπαλλήλους καθώς και την παρακολούθηση των ενεργειών ή των μέτρων που λαμβάνουν και την απόδοση αυτών, ως ανωτέρω (βλ. προτεραιοποίηση οφειλών). Επιπλέον, θα είναι δυνατή, όπου απαιτείται, η αποστολή ειδοποιήσεων, από τους χρήστες, μέσω της εφαρμογής αποστολής και διαχείρισης ηλεκτρονικών κοινοποιήσεων, ειδοποιήσεων και επιδόσεων. Για όλες τις ανωτέρω περιπτώσεις λήψης μέτρων απαιτείται δυνατότητα μαζικών ψηφιακών υπογραφών (bulk signing, σε κάθε επίπεδο).
5. Εφαρμογή ενημέρωσης των φορολογουμένων για θέματα οφειλών
H εφαρμογή αφορά στη δημιουργία προσωπικής θυρίδας στο σύστημα για κάθε φορολογούμενο στην οποία θα έχει πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία που αφορούν τις οφειλές του και τις επιστροφές του καθώς, και σε επιλεγμένες πληροφορίες που αφορούν την αντιμετώπισή τους (ειδοποιήσεις που έχουν σταλεί, μέτρα που έχουν ληφθεί, συμψηφισμοί, πιστώσεις και ρυθμίσεις που έχουν πραγματοποιηθεί) από τη φορολογική και τελωνειακή Διοίκηση. Η εφαρμογή θα εμπεριέχει αναλυτικό ημερολόγιο υποχρεώσεων πληρωμής ανά φορολογούμενο και θα συνδέεται με την εφαρμογή ειδοποιήσεων προκειμένου οι φορολογούμενοι καθίστανται πλήρως ενήμεροι γι αυτές. Η εφαρμογή δύναται να υποστηρίζει επίσης μοντέλο προτεινόμενης βέλτιστης διαχείρισης του χαρτοφυλακίου χρεών από την πλευρά του κάθε φορολογουμένου του βάσει προβλέψεων με πολλαπλά κριτήρια ανάλυσης (πλήθος χρεών, ποσά χρεών, χρόνος δημιουργίας και λήξης χρεών, ύψος προσαυξήσεων κλπ). Η θυρίδα αυτή θα είναι προσβάσιμη στον φορολογούμενο μέσω του ενιαίου περιβάλλοντος προσωποποιημένης πληροφόρησης φορολογουμένων του TAXISnet.
6. Εφαρμογή εκτυπώσεων και αναφορών
Η εφαρμογή αφορά στη δυνατότητα άσκησης παραμετρικών αναζητήσεων από τους χρήστες του συστήματος, εξαγωγής σχετικών αναφορών (reports) και στη δυνατότητα εκτύπωσής τους. Η εφαρμογή οφείλει να υποστηρίζει τόσο προδομημένες αναφορές όσο και εργαλείο για τη δημιουργία αρχείων σε Office με το οποίο οι χρήστες που θα μπορούν να μπορούν να χρησιμοποιούν συνδυαστικά όσες από τις παραμέτρους του συστήματος κρίνουν σκόπιμο προκειμένου να προκύψουν σε πραγματικό χρόνο οι απαιτούμενες αναφορές με πραγματικά δεδομένα. Τα εν λόγω αρχεία θα μπορούν να αποθηκεύονται και εκτυπώνονται από τους χρήστες του συστήματος. Επίσης θα πρέπει να υποστηρίζει την πρόσβαση επιλεγμένων χρηστών σε στοιχεία βιωσιμότητας (viability assessment) οφειλετών βάσει του πιστωτικού κινδύνου όπου είναι διαθέσιμα.
στο 